عقود التشغيل والصيانة: ماذا يجب أن يتضمن العقد؟

عقد التشغيل والصيانة هو الوثيقة التي تحدد من يُبقي أنظمة مبناك عاملة، وبأي مستوى، وبأي تكلفة. إذا كان العقد واضحًا عرف الطرفان ما التُزم به واستطاعا التحقق من تنفيذه. وإذا كان عامًا تحوّل كل عطل إلى نقاش حول من يدفع. يعرض هذا الدليل البنود التي ينبغي أن يبحث عنها مالك المبنى قبل التوقيع مع شركة تشغيل وصيانة في المملكة.

بنود عقد التشغيل والصيانة في جدول واحد

استخدم هذا الجدول عند قراءة مسودة العقد، وتجد شرح كل بند في الأقسام التالية.

نطاق العمل يبدأ من سجل الأصول

يقوم العقد الجيد على سجل أصول: كل نظام وكل معدة رئيسية مع موقعها. أرفق السجل بالعقد ملحقًا له. وإن كان نظام ما خارج النطاق فليُكتب ذلك صراحة، فالسكوت عن نظام هو بداية أغلب الخلافات.

وصِف التشغيل بالعناية التي تصف بها الصيانة. فالتشغيل هو إدارة المبنى يومًا بيوم: تشغيل المعدات وإيقافها وفق ساعات العمل، وأخذ القراءات، ومراقبة نظام إدارة المبنى، وضبط الإعدادات مع تغيّر الفصول. وكثير من العقود يفرد للصيانة صفحات ويكتفي للتشغيل بسطر واحد، مع أن التشغيل هو ما يشعر به من في المبنى كل يوم.

الصيانة: المخططة، والتصحيحية، والطوارئ

الصيانة الوقائية المخططة. سمِّ المعيار الذي يُبنى عليه الجدول، مثل SFG20 مع تعليمات الشركات المصنّعة، وأرفق خطة الصيانة السنوية. وحدّد معنى «منجزة»: قائمة تحقق مكتملة، وقراءات مسجلة، وصور مرفقة، وتوقيع على الزيارة. واذكر كيف تُحسب نسبة الإنجاز كل شهر.

الصيانة التصحيحية. عرّف مستويات الأولوية بالكلمات، مع أمثلة من مبناك. ولكل أولوية زمن استجابة وزمن إنجاز. فمن دون الزمنين معًا قد يحضر الفني في وقته ويبقى العطل مفتوحًا أسابيع.

الطوارئ. حدّد ساعات التغطية وطريقة الإبلاغ خارج أوقات الدوام. واشترط أن يمر كل بلاغ عبر مكتب بلاغات واحد، وأن يتحول إلى أمر عمل بأوقات مسجلة. فمستوى الخدمة الذي لا يُسجَّل لا يمكن قياسه.

قطع الغيار والأنظمة المتخصصة والفريق

أكثر الخلافات في عقود التشغيل والصيانة تدور حول المواد. لذلك ينص العقد على:

• المواد الاستهلاكية المشمولة في السعر الشهري.
• من يتحمل قيمة قطع الغيار، والقيمة التي يلزم بعدها اعتمادك.
• طريقة تقديم عرض السعر واعتماده، والمدة المتاحة لذلك.
• من يحتفظ بمخزون القطع الحرجة، ومن يملكه.

وفي الأنظمة المتخصصة كالمصاعد وأنظمة الحريق والمولدات، يحدد العقد من يتعاقد مع الشركة المصنّعة أو المقاول المتخصص، ومن يُسأل عن أدائه. وجهة مسؤولة واحدة أسهل في الإدارة من اتفاقيات متفرقة. وإن كان المبنى ما زال في فترة الضمان، فليشترط العقد أن تُنفَّذ الصيانة بما يُبقي الضمانات سارية.

ويحدد العقد الفريق كذلك: الوظائف، والعدد في كل وردية، والمؤهلات المطلوبة، وطريقة تغطية الغياب. وتُضاف إليه متطلبات السلامة، ومنها تصاريح العمل لكل مهمة تتطلبها.

الأداء والتقارير والدفعات

اختر عددًا قليلًا من مؤشرات الأداء التي تُقاس من بيانات مسجلة: الصيانة المخططة المنجزة مقارنة بالخطة، والأعطال التي عولجت وأُغلقت ضمن الزمن المتفق عليه، والأعطال المتكررة في المعدة نفسها.

وحدّد محتوى التقرير الشهري وموعد تسليمه، واشترط اجتماع مراجعة شهريًا. وإن ارتبطت الدفعات بالأداء فلتُكتب الآلية بوضوح، ليحسبها الطرفان من السجلات نفسها.

وانص على أن السجلات ملك لك. فسجل الأصول وتاريخ الصيانة وشهادات الفحص جزء من المبنى، وعلى العقد أن يتيح لك الاطلاع عليها طوال مدته وأن يُلزم بتسليمها عند انتهائه.

بداية العقد ونهايته

العقد الجيد يعالج شهره الأول وشهره الأخير.

في البداية، اشترط مسحًا لحالة المبنى. فهو يوثق حالة كل نظام يوم الاستلام، ويفصل بين العيوب القائمة والأعطال التي تقع لاحقًا في مدة العقد. واتفق على طريقة معالجة العيوب القائمة وتسعيرها.

وفي النهاية، اشترط تسليمًا منظمًا: معدات بحالتها المصانة، وسجلات مكتملة، وقطع غيار ومفاتيح معادة، وتعاون مع الجهة التي ستستلم. والمالك الذي يكتب هذا البند من اليوم الأول يتجنب خروجًا صعبًا بعد سنوات.

كيف تنفّذ NAI Saudi Arabia التشغيل والصيانة

تسير الخدمات الفنية والصيانة لدينا على الترتيب نفسه. نمسح مبناك ونبني سجل الأصول على منصتنا، ونُعدّ جدول الصيانة من مكتبات مهام SFG20 بما يطابق أصولك، فتكون صيانتنا الوقائية المخططة وفق معيار SFG20. وتُسجَّل كل زيارة بقائمة التحقق والقراءات والصور.

وتُسجَّل الأعطال عبر مكتب البلاغات على مدار الساعة، وتُرتّب وفق تأثيرها على المبنى، وتُتابع وفق مستوى الخدمة المتفق عليه. وتُصان المصاعد والسلالم الكهربائية عبر شركاتها المصنّعة التي نديرها نيابةً عنك. وتتسلم كل شهر نسب الالتزام بالصيانة ومستويات الخدمة وتوصيات الإصلاح والاستبدال، تدعمها خدمة إدارة الأصول ودورة حياتها. وتجد خطوات استلامنا للمباني في صفحة كيف نعمل.

عن NAI Saudi Arabia

NAI Saudi Arabia شركة رائدة في الإدارة الشاملة للمرافق (TFM) وإدارة الأملاك في المملكة العربية السعودية، وهي جزء من NAI Global، إحدى أكبر شركات الخدمات العقارية في العالم، بـ 350 مكتبًا، وخبرة تتجاوز 45 عامًا، وأكثر من 102 مليون م² من العقارات تحت إدارتها لصالح الملاك والجهات الشاغلة والمستثمرين.

وفي المملكة العربية السعودية، نمت أعمالنا منذ عام 2024 لنتولى اليوم إدارة أكثر من 250 ألف م² في أكثر من 25 أصلًا تجاريًا في الرياض وجدة، لصالح الشركات الشاغلة لمقراتها والمطورين العقاريين والمؤسسات المالية. ونقدّم الخدمات الفنية، والخدمات المساندة، والصيانة التخصصية، وإدارة الأملاك، جامعين بين المعرفة العميقة بالسوق السعودي والخبرة العالمية، ليحظى عملاؤنا بخدمات تُقدَّم بمستوى عالٍ وثابت.